Oh nee, niet weer een vergadering! Die klacht horen we vaak. Zoals we ook elders in deze site hebben gezegd, zijn goede vergaderingen belangrijk: ze zijn productief en besparen tijd.

Hoewel het houden van een formele vergadering kan uitdraaien op een kibbelpartij over wie de volgende spreker is en hoelang iedereen kan spreken, zijn er toch een aantal punten van orde die helpen om alles sneller te doen verlopen.

Tips voor goede vergaderingen:

Er bestaan geen speciale formules voor het leiden van vergaderingen. Veel hangt af van de plaats, het onderwerp, de leeftijd van de deelnemers, om slechts een paar punten te noemen. Maar er zijn een paar belangrijke punten waar je op moet letten.

Een paar essentiële zaken zijn:

De voorbereiding:

• Je moet op de hoogte zijn van wie er komt. Je hebt een voldoende aantal mensen nodig om er zeker van te kunnen zijn dat de vergadering slaagt. Stuur persoonlijke herinneringsbrieven, dat helpt.
• Zorg ervoor dat het materiaal dat je nodig hebt klaarligt: pen en papier, krijt, bordenwisser, markeerstiften. Controleer of het apparatuur dat je nodig hebt goed werkt: bijvoorbeeld een microfoon voor een grote vergadering.
• Stel de stoelen goed op: plaats zo mogelijk de stoelen in een kring, zodat alle deelnemers elkaar kunnen zien en met elkaar kunnen spreken.
• Praat voor de vergadering met de deelnemers over wat zij hopen te breiken.
• Bespreek de doelstellingen voor de vergadering met een paar mensen, zodat je weet wat je kunt verwachten.
• Vraag aan een paar anderen of ze je kunnen helpen. Vele handen maken licht werk, en je zult minder vermoeid zijn aan het begin van de vergadering.
• Streef ernaar om een paar dingen goed te doen, dat is beter dan veel dingen die nooit af komen. Geef iets te drinken en iets te eten: dat ontspant. Het betekent ook dat ze niet zo veel haast zullen hebben om weg te komen na de vergadering omdat ze zo uit school komen en trek hebben.
• Bereid naambordjes voor als het een eerste vergadering is en de mensen elkaar nog niet kennen.

De agenda

• Maak een agenda en geef iedereen een kopie aan het begin van de vergadering. Volg de agendapunten. Schat de tijd die je nodig hebt per punt en zet die tijd op de agenda. Op die manier kun je ervoor zorgen dat de punten snel worden behandeld als dat nodig is. Verslag
• Dit zijn de' notulen' van een vergadering. Maak tijdens de vergadering aantekeningen zodat je kunt onthouden welke beslissingen er zijn genomen.
• Schrijf op wie er was, voor het geval de vergadering moet worden voortgezet.
• Zorg voor iemand die de vergadering leidt: om iedereen de kans te geven om te praten; om de tijd in de gaten te houden, om de discussie relevant te houden, om zo neutraal mogelijk te zijn.
• Participatie in de vergadering: luister naar de meningen van de anderen en val ze niet in de rede, laat ze uitpraten.
• Fluister nooit iets aan een ander terwijl iemand aan het woord is.
• Als je kritiek moet leveren, wees er dan zeker van dat je kritiek levert op iemands ideeën, en val nooit iemand persoonlijk aan.
• Ga in op wat anderen zeggen: daarmee toon je je belangstelling en zo versterk je de ideeën waarover wordt gepraat (bijvoorbeeld "Dat is een goed idee en ik geloof ook dat...").