Oh no – Basta riunioni! E’ una frase di lamento che spesso sentiamo. Come spiegato in un’altra sezione del sito, riunioni efficienti sono importanti e possono servire a decidere molte cose.

Consigli per una riunione efficiente:

Non c’é un solo modo per organizzare una riunione efficiente. Dipende tutto da dove si è, chi partecipa e naturalmente dal problema che si vuole trattare. Ma ci sono alcuni punti fondamentali da tenere in mente.

Alcune cose fondamentali sono:

Essere pronti:

• Informati bene di chi viene. Hai bisogno di un numero sostanzioso di persone per una riunione efficiente. Avvisi personalizzati possono essere utili.
• Abbi pronto tutto il materiale che ti serve – controlla che ogni cosa che utilizzerai funzioni – se la riunione è grande procurati un microfono. Fai in modo che l’arredamento sia piacevole.
• Se possibile disponi le seggiole in cerchio in modo che ogni partecipante possa vedere tutti gli altri.
• Parla coi partecipanti di cosa vogliono si faccia prima.
• Parla del problema centrale anche con qualcun altro prima di venire, in modo da sapere cosa ti devi aspettare.
• Chiedi aiuto anche ad altre persone per l’organizzazione. Più siete, meno stressante è la preparazione.
• Fai in modo di fare bene le poche cose fondamentali, non cercare di fare l’impossibile lasciando poi tutto a metà.
• Qualcosa da mangiare e da bere può essere d’aiuto per mantenere un’atmosfera rilassata durante la riunione. Così nessuno avrà fretta di tornare a casa per la sete o per la fame.
• Se non tutti nel gruppo si conoscono, fai in modo di aver pronto delle targhette coi nomi.

Un ordine del giorno:

• Fai in modo che ognuno abbia un foglio con l’ordine del giorno.Calcola il tempo che ogni argomento occuperà e prepara una scaletta approssimativa.
• Prendere appunti:
• Prendi nota delle cose più importanti che vengono dette immediatamente, in modo da ricordarti ancora di tutto alla fine della riunione.
• Prendi nota di ogni persona che ha preso parte alla riunione.
• Tu stesso sii il più neutrale possibile, e cerca di tenere viva la discussione.
• Se partecipi a riunioni di altri: ascolta le opinioni degli altri e non intervenire se qualcun altro non ha finito di parlare.
• Non parlare sottovoce con altri mentre qualcun altro sta facendo il suo discorso.
• Se devi fare qualche critica, fai attenzione a non intervenire a sproposito.
• Costruisci il tuo discorso sulla base di quello che hanno detto gli altri, così mostrerai che hai ascoltato attentamente anche le opinioni degli altri. (per esempio puoi dire "La Sua é una buona idea e penso che si possa anche….”)